Implementação 6 min
As 3 maiores armadilhas ao implementar um TMS
O software de transporte existe para facilitar o trabalho. Mas só se for implementado da maneira certa. Estas são as três maiores armadilhas que convém evitar.
Vai adquirir um TMS? Evite estes erros
Adquiriu recentemente um sistema de gestão de transporte (TMS), mas a utilização dentro da sua empresa de transporte está a ficar aquém do esperado? Ou está a considerar adquirir um TMS e quer evitar que ele não seja adotado pelos seus colaboradores? É totalmente compreensível. O software de transporte existe para facilitar o trabalho. Mas só se for implementado da maneira certa. Por isso, leia com atenção quais são as três maiores armadilhas durante este processo!
Implementar um sistema de gestão de transporte
Em teoria, um TMS que adquire hoje poderia ser implementado já amanhã. Mas, na prática, claro que não funciona assim. Os seus planeadores, motoristas, colaboradores financeiros e todos os outros utilizadores são pessoas, não robôs. Por isso, não pode esperar que, de um dia para o outro, trabalhem sem esforço de uma forma totalmente diferente. Pelo contrário, uma implementação bem-sucedida de um TMS exige paciência, tempo e espaço. Mas não é só isso. Exige também mais de si como motor do projeto. É você que puxa o carro, por isso tem de garantir que o resto dos seus colegas também embarca. Claro que não faz isto totalmente sozinho. Porque, se escolher o nosso TMS na nuvem, acompanhamo-lo com prazer e protegemo-lo destas três armadilhas.
1: Pouco tempo para testar bem
Quem tem tempo para testar um TMS de forma aprofundada? Exatamente, ninguém. E, ainda assim, tem de reservar tempo para isso. Esta é, de facto, a maior armadilha durante a implementação do software de transporte. E, claro, quer evitar que o TMS não funcione bem a nível técnico, que funcionalmente não faça o que deveria ou que os utilizadores não consigam trabalhar com ele. Por isso é importante detetar as falhas na fase mais precoce possível. Falta-lhe algo ou uma funcionalidade não funciona como deveria? Então podemos resolvê-lo antes de o software de transporte entrar em produção. No fim, testar a fundo não lhe custa tempo, antes lhe poupa tempo e dinheiro. Dica: defina antecipadamente os requisitos mínimos que o TMS deve cumprir e verifique-os em cada ronda de testes.
2: Nem todos os utilizadores estão envolvidos
Não importa apenas que se faça testes, mas também quem os realiza. Afinal, quer que cada utilizador reconheça e aproveite o mais depressa possível as vantagens do TMS. O software de transporte não deve ser visto como uma obrigação, mas como um meio que facilita o seu trabalho. Por isso, ainda antes do processo de implementação, envolva o maior número possível de colaboradores que virão a trabalhar com ele. E, ao deixar que o TMS seja testado por colaboradores de diferentes departamentos, reduz ao mesmo tempo a barreira para a formação final. Dica: nomeie em cada equipa ou departamento uma pessoa como embaixadora. Essa pessoa conhece o TMS a fundo e está em contacto direto com o utilizador final.
3: Sem formação, ou apenas uma sessão
Já o leu: formação. Esta é a forma de levar os colaboradores a usar realmente o TMS. Não dar qualquer formação é, portanto, logo à partida algo a evitar. Mas algo que também vemos com frequência é que existe uma formação, após a qual os utilizadores já não fazem nada com ela. Esquecem os conhecimentos e as orientações práticas. Uma implementação bem-sucedida de um TMS exige rotina. Repetir, repetir e repetir mais um pouco. Garanta, por isso, que está agendada nova formação após certo tempo, por exemplo meio ano. Entretanto, elabore instruções claras e peça aos seus embaixadores que assegurem o nível de domínio. Faça com que tenham tempo e espaço suficientes para ajudar os colegas a começar e responder às suas perguntas. Dica: o software de transporte já está em produção? Então não se esqueça de desativar os sistemas antigos. Assim evita que continuem a ser usados por hábito.
O nosso TMS na nuvem é algo para si?
Portanto, um TMS é implementado em grande parte por si próprio. Mas, claro, ajudamo-lo com prazer. Por isso, no nosso site encontra todas as perguntas frequentes, documentos úteis e tutoriais em vídeo. Além disso, o nosso departamento de suporte está sempre à sua disposição. Tem vontade de tornar a implementação do seu TMS um sucesso connosco? Então experimente já gratuitamente o nosso sistema de gestão de transporte OpenTMS!
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