Testimonio 6 min
Las ventajas de conectar tu TMS y tu FMS
Una planificación de transporte que se actualiza automáticamente con datos actuales de la flota: ¿no es lo que quiere todo transportista? Bernard Duivenvoorde explica cómo es en la práctica.
¿Por qué conectarlos?
Una planificación de transporte que se actualiza automáticamente con datos actuales de la flota: ¿no es lo que quiere todo transportista? ¡Eso mismo pensó también Bernard Duivenvoorde! Como propietario de Duivenvoorde Transport, prefiere abordar los procesos de la empresa de la forma más eficiente posible. Porque ¿por qué hacer un trabajo a mano si también puede hacerse automáticamente? Por eso, hace unos años nos pidió que conectáramos nuestro Sistema de Gestión del Transporte (TMS) con el Sistema de Gestión de Flotas (FMS) que utiliza. ¡Con gusto te cuenta cómo es en la práctica!
Nada de trabajo manual innecesario
Ya habíamos hablado largo y tendido con Bernard sobre su empresa familiar, fundada en 1937, y sobre por qué eligió nuestro OpenTMS. Pero ¿qué hay del FMS con el que trabaja? Bernard: ‘Desde hace años usamos con mucho gusto un FMS. Esto nos permite monitorizar fácilmente toda nuestra flota. Y con los cuarenta camiones que ya tenemos, no es un lujo superfluo. Pero incluso si solo tienes, por ejemplo, ‘apenas’ cuatro vehículos en ruta, sigue siendo una forma de trabajar inteligente. Se lo recomiendo de verdad a cada transportista. Algunos ven Excel como algo mágico, donde se procesan literalmente todos los datos de transporte. Yo también soy fan del programa, pero no de mucho trabajo manual. Y a menudo es lo que ocurre. Creo que muchas empresas de transporte o bien encuentran intimidante automatizar o no saben exactamente qué es posible. Y lo increíblemente mucho que aporta al final.’
Probabilidad de errores nula
Bernard cuenta que él y sus compañeros, por supuesto, no son informáticos, así que la automatización suele ser terreno desconocido. ‘Pero es simplemente cuestión de dar el primer paso. No hay que ponerle un límite de tiempo, sino simplemente empezar. Digitalizar y automatizar paso a paso, sin demasiada presión de tiempo. En el sector del transporte, por ejemplo, mucho se factura en función de las horas. El registro de esas horas se hacía antes en nuestra empresa con listas de trabajo y partes de horas. Todo se llevaba y procesaba a mano en la facturación. Gracias a conexiones inteligentes, ahora todo esto ocurre solo. Los tiempos de ruta se registran automáticamente y se procesan en la facturación y en la administración de nóminas. Esto nos ahorra muchísimo trabajo manual. Con poco personal en la oficina, aun así sacamos adelante mucha administración. Y, además, la probabilidad de errores es nula.’
Todo registrado digitalmente
‘Hablamos con Filogic y con nuestro proveedor de FMS sobre una posible conexión entre el TMS y el FMS. Estoy enormemente contento de que fuera posible. El TMS de Filogic es plug-and-play, así que se conecta fácilmente con otros sistemas. Por eso, desde entonces todos los datos relativos a nuestros vehículos se envían a nuestra planificación de transporte. Piensa en el consumo, los tiempos de ruta, la localización, los tiempos de carga y descarga y el peso. Los eventuales tiempos de espera se procesan automáticamente en nuestra facturación. Y la ruta puede seguirse en tiempo real. Así no solo puedes comunicar a los clientes la hora prevista de llegada, sino que ellos mismos pueden seguir el vehículo en directo. Además, todo lo que hacemos es demostrable. Nuestros conductores también hacen fotos a través de la app como prueba de la entrega, por ejemplo. Literalmente todo se registra digitalmente.’
Bien transparente, sin discusiones a posteriori
‘Gracias a la conexión, todo lo que hacemos es visible. Bien transparente, eso me gusta. Algunos empresarios encuentran intimidante compartir datos; yo en absoluto. Cuanto más compartes, más transparente puedes ser en las conversaciones. Si puedes simplemente demostrar cuánto tiempo estuvo tu conductor en ruta, y por qué, ya no hace falta ninguna discusión sobre posibles costes adicionales. Por supuesto, compartir datos debe hacerse de forma segura. Por suerte, Filogic lo garantiza. Confío en que se hace de la manera correcta. Internamente, por ejemplo, no guardamos absolutamente nada en un disco duro. Elegimos a propósito un TMS en la nube: bien flexible y fácil de conectar a otros sistemas. También me parece muy interesante la nueva conexión gratuita con el organismo estadístico. Rellenar cada año la encuesta de transporte es una tarea tan laboriosa, lo que a veces va en detrimento de la exactitud. Y al organismo estadístico, claro, le conviene la información correcta, así que esto es un buen gana-gana. Por cierto, también estoy considerando una conexión con nuestro Sistema de Gestión de Almacenes (WMS), ¡pero ese es un bonito proyecto para dentro de un tiempo!’
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